Projekt ohne Planung

Keine Zeit für Planung – Im Projekt muss etwas weitergehen!

Pläne sind die geistige Vorwegnahme zukünftigen Handelns. Da die Zukunft jedoch – ihrer nichtlinearen, dynamischen Entwicklung wegen – nie mit Sicherheit vorhersagbar ist, können Pläne letztlich nie „stimmen“, nie hundertprozentig eingehalten werden. Das heutige Planungsverständnis definiert Planen daher oft als das Ersetzen des Zufalls durch den bewusst eingegangenen Irrtum!

Das heißt: Abweichungen vom Plan werden immer auftreten, da Annahmen über die Zukunft immer Unsicherheit enthalten.

Diese Erkenntnisse erfordern jedoch eine spezielle Sichtweise bzw. ein geändertes Verständnis vom Wesen eines Plans:Pläne sind Instrumente zum:

  • Klarlegen von Zielen: Der Mensch kann nicht handeln, ohne ein Bild von der Zukunft zu haben!
  • Feststellen von immer auftretenden Abweichungen
  • Festlegen von optimalen Steuerungsmaßnahmen zur Plan-Erreichung.

Pläne dienen der möglichst guten Annäherung an sich ändernde Ziele durch permanente Regelung des Prozesses.
Je unsicherer ein Prozess ist, desto wertvoller ist das Entwickeln eines Plans. Abweichungen vom Plan sind keine Schicksalsschläge, sondern selbstverständlich auftretende, äußerst wertvolle Informationen über den tatsächlichen Prozess!

Keine Zeit und kein Geld für Planung?

Bei Knappheit von Zeit, Ressourcen und Finanzmitteln ist genaue Planung am wirksamsten. Gerade bei großer Unklarheit wie auch extremer Knappheit von Zeit und Einsatzmitteln einschließlich Finanzmitteln ist eine genaue Planung am wirksamsten und wirtschaftlich gerechtfertigt.

Planen heißt, ein Modell der Zukunft festzulegen. Die Zukunft zu gestalten ist damit ein kreativer Prozess, welcher Phantasie, Vorstellungsvermögen, Fach- und Methodenwissen und viel Erfahrung benötigt.

Die Projektplanung im engeren Sinne bezieht sich grundsätzlich auf folgende drei Zielgrößen des Projekts:

  • Planung der Leistungen (Quantität, Qualität)
  • Planung der Termine
  • Planung der Ressourcen, Kosten, Finanzmittel

Darüber hinaus muss ergänzend das Managementsystem geplant werden, speziell

  • die Projektorganisation
  • das Projektumfeld und die Projektrisiken (d.h. deren Begegnung)
  • das Projektinformationssystem (Datenerfassung, Kommunikation),
  • das Projektmarketing,
  • das Beschaffungsmanagement (Vertragsmanagement, Claim Management, …),
  • das Qualitätsmanagement (Sicherung der Management-Qualität),

um hohe Prozessqualität im Projektmanagement-Regelkreis zu erreichen.

Planen Sie Ihre Projekte genau, lassen Sie keinen der Schritte aus, und begegnen Sie damit folgenden häufigen Argumenten:„Wir haben keine Zeit, wir können uns nicht mit lästigen und unproduktiven Tätigkeiten wie Planung aufhalten – es muss endlich etwas beim Projekt weitergehen!“

„Eine Planung ist viel zu teuer, wir wissen auch ohne Planung, was zu tun ist und wie es läuft!“

Bedenken Sie und geben Sie dies auch Ihrem Team / Ihrem Auftraggeber zu bedenken:

Ist das Projekt nicht sauber aufgesetzt – das heißt, wenn vieles bei der Planung nicht beachtet und durchdacht wurde – können folgende Probleme auftreten:

  • Die Zuständigkeiten im Projekt sind unklar.
  • Die Entscheidungswege für die Beteiligten sind intransparent.
  • Aufgaben sind nicht aufeinander abgestimmt.
  • Aufgaben werden vergessen.
  • Kunden und/oder Stakeholder stellen (Nach-)Forderungen,….

Die Folgen sind viele Doppel- und Nacharbeiten, Nachverhandlungen sowie eine ineffiziente Ressourcennutzung und das bedeutet steigende (oft explodierende!) Kosten-  und Zeitüberschreitungen im Projekt!

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