Künstliche Intelligenz verändert die Projektarbeit
In unserer Tipp-Serie zeigt Michael Rattay, wie Projektmanager*innen KI gezielt einsetzen können, um den Arbeitsalltag zu erleichtern, Entscheidungen zu verbessern und mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen.
TIPP #3
ColePilot & Co: Mein KI-Dreamteam im Projekt
Morgen ist es wieder soweit: Das Monatsende naht, und das Projektsteuerungsmeeting steht bevor. Überraschungen gab es in diesen Meetings selten – nur der enorme Arbeitsaufwand davor hat so manche Abendstunde gekostet.
Doch seit einigen Monaten läuft alles deutlich entspannter. Einen Tag vor dem Meeting kümmern wir uns heute nur noch darum, uns auf die Teilnehmenden einzustimmen. Der Grund für diesen Wandel?
Eine gelungene Kombination aus zwei Welten: Projektmanagementsoftware und Künstliche Intelligenz.
Unsere KI ColePilot arbeitet Hand in Hand mit der Projektsoftware. Sie zieht automatisch die Statusberichte zum Projektfortschritt, analysiert die Daten und bereitet sie managementtauglich und zielgruppengerecht auf. Nach einer intensiven Trainingsphase versteht Cole die Sprache unseres
Projekts – und liefert Ergebnisse, die im Steuerungskreis valide Entscheidungen ermöglichen.
Cole hat sich mit seiner Effizienz und seinem Sinn für Teamgeist fest im digitalen Projektteam etabliert.
Auf unseren Projektfeiern ist er inzwischen Ehrengast – vielleicht auch, weil er sein Stück Kuchen immer großzügig an das restliche Team abgibt. Es zeigt sich: Wenn KI-Tools strategisch kombiniert werden, entsteht nicht nur Effizienz, sondern auch ein echtes digitales Teamgefühl.
Fragen zum Thema?
Michael Rattay, Head of Competence Center KI im Projektmanagement
Mehr Information: Competence Center KI im Projektmanagement
Mehr erfahren:
→Seminartipp: KI im Projektmanagement
- KI zum persönlichen Assistenten im Projektmanagement machen; z.B.: Projekt-Statusberichte & Protokolle mit KI-Unterstützung erstellen lassen
- KI-Unterstützungsmöglichkeiten für alle Phasen und Projektmanagement-Methoden ausgearbeitet
- ausgewählte Use Cases mit konkreten Erfahrungen
- Tool-Vorschläge plus Erfahrungen in konkreten Projektherausforderungen mit den Tools und viele praktische Tipps & Prompt-Empfehlungen
TIPP #2
Claudia und der Erste-Hilfe-Dreisatz für KI
Heute ist es so weit: Ich habe endlich die Bestätigung für das Lizenzupdate von unserer IT-Abteilung bekommen. Damit kann ich loslegen – meine neue Kollegin Claudia, die Künstliche Intelligenz, ist startklar. Die internen Einschulungen waren ausführlich und natürlich EU-AI-Act-konform. Nur eines blieb offen: Wie arbeite ich jetzt eigentlich am besten mit ihr?
Der Prompting-Dreisatz
Ein kleiner Hinweis kam dann doch: Eine Datei namens „Anweisung zur ersten Hilfe mit Künstlicher Intelligenz“. Darin nur drei Worte: Kontext, Input, Outcome. Ob das mein KI-Leben wirklich rettet, bezweifelte ich anfangs.
Also fragte ich Claudia selbst. Gemeinsam haben wir den „Prompting-Dreisatz“ entschlüsselt:
1. Kontext – das sind meine Projektrolle, Aufgaben und Rahmenbedingungen.
2. Input – alle relevanten Quellen, Dateien und Fakten.
3. Outcome – mein gewünschtes Ergebnisformat oder Output.
Einfache Regel, große Wirkung
Seit ich diesen simplen Dreisatz anwende, funktionieren unsere Chats reibungslos. Und das Erstaunlichste: Diese Regel hilft nicht nur im Umgang mit KI, sondern auch mit echten Menschen.
Wer Kontext, Input und Outcome sauber kommuniziert, rettet mehr als nur das KI-Gespräch – vielleicht sogar das nächste Meeting.
TIPP #1
KI als Assistent*in für effiziente Projektmeetings
Viele Stunden voller Termine und online-Meetings machen meinen Tag endlos. Und die Kommunikation der getroffenen Entscheidungen muss – natürlich zielgruppengerecht – noch heute raus! Zum Glück habe ich ein neues Projektmitglied: Nach längerem Hin und Her habe ich ihn CharlyGPT genannt. Seine Stärken? Er wird nie müde, ist rechenstark und versteht meine Anforderungen immer besser – oder formuliere ich sie einfach klarer?
Schritt für Schritt zum erfolgreichen Delegieren
Was ich in den letzten Tagen gelernt habe: Auch ich muss dazulernen. Aufgaben richtig zu delegieren, ist die neue Kunst im Projektmanagement. Nach den ersten Ergebnissen hätte ich unser Arbeitsverhältnis kaum über die Probe(abo)zeit hinaus verlängert. Doch nach einer kurzen Onboarding-Phase zeigte sich: Charly lernt schnell, ist fleißig und zuverlässig.
Ich musste nur verstehen, dass schwache Ergebnisse kein Zeichen von Inkompetenz sind, sondern ein Lernmoment – für uns beide. Heute lasse ich ihn die Meeting-Minutes überarbeiten und den Statusreport für morgen vorbereiten. Auch wenn Charly keine Vorlaufzeit braucht, schlafe ich einfach besser, wenn ich die Aufgabe an ihn delegiere und von meiner Taskliste streichen kann.
Conclusio: Teil des Projektteams
Mit klarer Kommunikation, transparenten Erwartungen und dem Vertrauen in neue Technologien kann KI von einem bloßen Tool zu einem echten Teil des Projektteams werden. Das bringt mehr Effizienz für Projektmeetings, aber auch in vielen anderen Bereichen!
Praxis-Beispiel: Von langatmigen Meetings zu inspirierender Teamarbeit: Primas Art of Meeting Management
Kreativ Workshop im Projekt
Um ein anstehendes Problem im Projekt zu lösen, möchte ich als Projektleiterin einen Workshop durchführen, für den ich eine Zielformulierung, eine Agenda, ein grobes Design für 4h und eine Einladung für die Teilnehmer benötige.
KI-Einsatz:
- Einladung in verschiedener Tonalität erstellen lassen
- Zielformulierung, Agenda, Design vorschlagen lassen
→ Details
AI in Action - Die KI-Agenda für 2026 gestalten
Bei AI in Action diskutieren wir mit Expert*innen aus Wirtschaft und Technologie über Strategie und nachhaltigen Einsatz und präsentieren spannende Use Cases, die die Realität von 2026 prägen werden. Details dazu finden Sie in der beiliegenden Einladung. Wir freuen uns auf einen praxisorientierten Abend mit Führungskräften, inspirierende Einblicke in die nächsten Schritte der KI-Entwicklung und einen offenen Austausch zu Chancen und Herausforderungen. Gemeinsam gestalten wir die KI-Agenda für 2026! Information/Anmeldung: christiane.eschberger@primas.at
