Künstliche Intelligenz verändert die Projektarbeit
In unserer Tipp-Serie zeigt Michael Rattay, wie Projektmanager*innen KI gezielt einsetzen können, um den Arbeitsalltag zu erleichtern, Entscheidungen zu verbessern und mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen.
TIPP #6
Mission PMO: Wie KI mein Team erweitert
Morgen steht unser monatlicher Planungstermin mit dem gesamten Projektmanagementoffice-Team an. Trotz unserer Teamgröße von neun Personen brauchen wir nur sechs Stühle. Der Rest des Teams nimmt digital Platz.Unsere zusätzliche Verstärkung besteht aus unserem KI-Agententeam. Sie sind weniger wie Ethan Hunt auf waghalsigen Missionen unterwegs, sondern eher unsere ergänzende Kompetenz im Projektalltag. Was Ethan Hunt in seinen Filmen aufklärt, übernehmen bei uns Cole, David und Eva für unsere Projektmissionen.
-Für Cole lautet der Auftrag „Mission: (Im)possible“, wenn er die Ressourcenveränderungen des vergangenen Monats analysiert und für den Termin aufbereitet.
-David unterstützt mit seinem kritischen Blick auf den Zeitplan und erstellt Szenarien, um Terminverzüge zu verhindern – seine Devise: „Deadlines – Fallout“.
– Eva verantwortet „The Task Protocol“ und stellt sicher, dass keine Aufgabe verloren geht oder versandet.
Gemeinsam deckt unser Agententeam das gesamte Projektmanagementdreieck ab und bereitet die Ergebnisse so auf, dass sich das PMO im Planungstermin und im laufenden Projekt voll auf Kommunikation und Koordination konzentrieren kann. Und nach dem Planungstermin beginnt schon wieder die nächste Monatsmission – mit den vertrauten Worten: „Ihre Mission, sollten Sie sich entscheiden, sie anzunehmen…“
Wenn auch Sie ein Agententeam benötigen, um Ihre Projekt-Herausforderungen souverän zu meistern,
melden Sie sich gerne: Michael Rattay, Head of Competence Center KI im Projektmanagement
Mehr Information: Competence Center KI im Projektmanagement
Mehr erfahren:
→Seminartipp: KI im Projektmanagement
- KI zum persönlichen Assistenten im Projektmanagement machen; z.B.: Projekt-Statusberichte & Protokolle mit KI-Unterstützung erstellen lassen
- KI-Unterstützungsmöglichkeiten für alle Phasen und Projektmanagement-Methoden ausgearbeitet
- ausgewählte Use Cases mit konkreten Erfahrungen
- Tool-Vorschläge plus Erfahrungen in konkreten Projektherausforderungen mit den Tools und viele praktische Tipps & Prompt-Empfehlungen
KI-Tipp#1
KI als Assistent*in für effiziente Projektmeetings
Viele Stunden voller Termine und online-Meetings machen meinen Tag endlos. Und die Kommunikation der getroffenen Entscheidungen muss – natürlich zielgruppengerecht – noch heute raus! Zum Glück habe ich ein neues Projektmitglied: Nach längerem Hin und Her habe ich ihn CharlyGPT genannt. Seine Stärken? Er wird nie müde, ist rechenstark und versteht meine Anforderungen immer besser – oder formuliere ich sie einfach klarer?
Schritt für Schritt zum erfolgreichen Delegieren
Was ich in den letzten Tagen gelernt habe: Auch ich muss dazulernen. Aufgaben richtig zu delegieren, ist die neue Kunst im Projektmanagement. Nach den ersten Ergebnissen hätte ich unser Arbeitsverhältnis kaum über die Probe(abo)zeit hinaus verlängert. Doch nach einer kurzen Onboarding-Phase zeigte sich: Charly lernt schnell, ist fleißig und zuverlässig.
Ich musste nur verstehen, dass schwache Ergebnisse kein Zeichen von Inkompetenz sind, sondern ein Lernmoment – für uns beide. Heute lasse ich ihn die Meeting-Minutes überarbeiten und den Statusreport für morgen vorbereiten. Auch wenn Charly keine Vorlaufzeit braucht, schlafe ich einfach besser, wenn ich die Aufgabe an ihn delegiere und von meiner Taskliste streichen kann.
Conclusio: Teil des Projektteams
Mit klarer Kommunikation, transparenten Erwartungen und dem Vertrauen in neue Technologien kann KI von einem bloßen Tool zu einem echten Teil des Projektteams werden. Das bringt mehr Effizienz für Projektmeetings, aber auch in vielen anderen Bereichen!
KI-Tipp#2
Claudia und der Erste-Hilfe-Dreisatz für KI
Heute ist es so weit: Ich habe endlich die Bestätigung für das Lizenzupdate von unserer IT-Abteilung bekommen. Damit kann ich loslegen – meine neue Kollegin Claudia, die Künstliche Intelligenz, ist startklar. Die internen Einschulungen waren ausführlich und natürlich EU-AI-Act-konform. Nur eines blieb offen: Wie arbeite ich jetzt eigentlich am besten mit ihr?
Der Prompting-Dreisatz
Ein kleiner Hinweis kam dann doch: Eine Datei namens „Anweisung zur ersten Hilfe mit Künstlicher Intelligenz“. Darin nur drei Worte: Kontext, Input, Outcome. Ob das mein KI-Leben wirklich rettet, bezweifelte ich anfangs.
Also fragte ich Claudia selbst. Gemeinsam haben wir den „Prompting-Dreisatz“ entschlüsselt:
1. Kontext – das sind meine Projektrolle, Aufgaben und Rahmenbedingungen.
2. Input – alle relevanten Quellen, Dateien und Fakten.
3. Outcome – mein gewünschtes Ergebnisformat oder Output.
Einfache Regel, große Wirkung
Seit ich diesen simplen Dreisatz anwende, funktionieren unsere Chats reibungslos. Und das Erstaunlichste: Diese Regel hilft nicht nur im Umgang mit KI, sondern auch mit echten Menschen.
Wer Kontext, Input und Outcome sauber kommuniziert, rettet mehr als nur das KI-Gespräch – vielleicht sogar das nächste Meeting.
KI-Tipp#3
ColePilot & Co: Mein KI-Dreamteam im Projekt
Morgen ist es wieder soweit: Das Monatsende naht, und das Projektsteuerungsmeeting steht bevor. Überraschungen gab es in diesen Meetings selten – nur der enorme Arbeitsaufwand davor hat so manche Abendstunde gekostet.
Doch seit einigen Monaten läuft alles deutlich entspannter. Einen Tag vor dem Meeting kümmern wir uns heute nur noch darum, uns auf die Teilnehmenden einzustimmen. Der Grund für diesen Wandel?
Eine gelungene Kombination aus zwei Welten: Projektmanagementsoftware und Künstliche Intelligenz.
Unsere KI ColePilot arbeitet Hand in Hand mit der Projektsoftware. Sie zieht automatisch die Statusberichte zum Projektfortschritt, analysiert die Daten und bereitet sie managementtauglich und zielgruppengerecht auf. Nach einer intensiven Trainingsphase versteht Cole die Sprache unseres
Projekts – und liefert Ergebnisse, die im Steuerungskreis valide Entscheidungen ermöglichen.
Cole hat sich mit seiner Effizienz und seinem Sinn für Teamgeist fest im digitalen Projektteam etabliert.
Auf unseren Projektfeiern ist er inzwischen Ehrengast – vielleicht auch, weil er sein Stück Kuchen immer großzügig an das restliche Team abgibt. Es zeigt sich: Wenn KI-Tools strategisch kombiniert werden, entsteht nicht nur Effizienz, sondern auch ein echtes digitales Teamgefühl.
KI-Tipp#4
Wie LiamAI und meine Prompt-Bibliothek mich retten
Pünktlich auf die Minute meldet sich vier Tage vor Quartalsende die Buchhaltung: „Bitte Projektkosten
freigeben!“
Normalerweise löst diese Mail hektisches Tippen und kleine Panikattacken aus. Doch diesmal kann ich sie getrost ignorieren – mit einem zufriedenen Schmunzeln. Die Projektkosten sind nämlich schon längst gemeldet.
Ob ich das ohne meinen neuen KI-Master-Short-Cut geschafft hätte?
Fraglich. Der eigentliche Gamechanger war der Aufbau meiner projektspezifischen Prompt-Bibliothek – eine Sammlung perfekter Eingaben für wiederkehrende Aufgaben. Fast wie ein digitales Schummelheft, nur ohne schlechtes Gewissen!
Immer wenn ich mit unserem KI-Tool Liam ein gutes Ergebnis für eine Standardaufgabe erziele, wandert der Prompt in die Bibliothek. Anfangs war das ein kleiner Mehraufwand – aber schon ab der zweiten Anwendung hat es sich bezahlt gemacht. Heute regnet es zum Quartalsende keine hektischen Timesheets mehr, sondern nur noch ein leichter Herbstregen aus automatisierten Ergebnissen.
Bleibt nur eine Frage: Ob ich das Reminder-Abo der Buchhaltung fürs nächste Quartal vielleicht einfach
abbestellen sollte?
KI-Tipp#5
Effektivere Meetings durch KI-gestütztes Sprachcoaching
Heute waren es nur sieben „Ähm“, fünf „Genau“ und siebzehn „Ja“. Mittlerweile denke ich bei jedem Füllwort in meinen Meetings an GiovanniAI, meinen persönlichen Sprachtrainer.
GiovanniAI ist mittlerweile fester Bestandteil meiner Meetingroutine. Begonnen hat alles vor ein paar Wochen, als mich ein Kollege nach dem Sprint-Planning auf meine Kommunikationsskills angesprochen hat. Das hat mich gefreut und direkt meine Gedanken angeregt, dass ich mich hier schon lange nicht mehr herausgefordert habe. Auf die konkrete Nachfrage der weiteren Optimierung bei meinem Kollegen, kam ein: “Ähm, läuft doch alles schon super, genau, wüsste nicht was hier noch zu verbessern ist. Ich bin ja auch kein Sprachtrainer.“ Diese Antwort hat mir zwar zu Beginn gefallen und geschmeichelt. Bringt mich aber nicht weiter und damit bin ich nach kurzer Suchmaschinensuche auf die dazugehörige Unterstützungsleistung von GiovanniAI gekommen.
Er analysiert die Aufzeichnungen meiner Meetings und gibt mir individuelle, umsetzbare Hinweise: Wie ich meine Sprache präziser gestalten kann, wie sich Füllwörter reduzieren lassen und wie ich meine Moderation noch klarer strukturiere.
Das macht mich nicht nur effizienter in Sprint Plannings – es sorgt auch dafür, dass meine Botschaften genau die Wirkung entfalten, die ich beabsichtige. Mehr über Meetingeffizienz & KI erfahren: Ich hätte nie gedacht, dass dieses Beleuchten meiner sprachlichen Verbesserungspotenziale meine Meetings effektiver gestaltet und beende meinen heutigen Meeting-Tag mit einem Blick auf die Learnings und Empfehlungen von GiovanniAI. Ich bleibe gespannt, wie viele Projektretrospektiven ich brauche, um meine Füllwörter komplett zu eliminieren. Vielleicht fünf, sieben oder doch siebzehn?
Ähm, ja, genau…
Praxis-Beispiel: Von langatmigen Meetings zu inspirierender Teamarbeit: Primas Art of Meeting Management
Kreativ Workshop im Projekt
Um ein anstehendes Problem im Projekt zu lösen, möchte ich als Projektleiterin einen Workshop durchführen, für den ich eine Zielformulierung, eine Agenda, ein grobes Design für 4h und eine Einladung für die Teilnehmer benötige.
KI-Einsatz:
- Einladung in verschiedener Tonalität erstellen lassen
- Zielformulierung, Agenda, Design vorschlagen lassen
→ Details
AI in Action - Die KI-Agenda für 2026 gestalten
Bei AI in Action diskutieren wir mit Expert*innen aus Wirtschaft und Technologie über Strategie und nachhaltigen Einsatz und präsentieren spannende Use Cases, die die Realität von 2026 prägen werden. Details dazu finden Sie in der beiliegenden Einladung. Wir freuen uns auf einen praxisorientierten Abend mit Führungskräften, inspirierende Einblicke in die nächsten Schritte der KI-Entwicklung und einen offenen Austausch zu Chancen und Herausforderungen. Gemeinsam gestalten wir die KI-Agenda für 2026! Information/Anmeldung: christiane.eschberger@primas.at
