TIPP #1
KI als Assistent*in für effiziente Projektmeetings
Viele Stunden voller Termine und online-Meetings machen meinen Tag endlos. Und die Kommunikation der getroffenen Entscheidungen muss – natürlich zielgruppengerecht – noch heute raus! Zum Glück habe ich ein neues Projektmitglied: Nach längerem Hin und Her habe ich ihn CharlyGPT genannt. Seine Stärken? Er wird nie müde, ist rechenstark und versteht meine Anforderungen immer besser – oder formuliere ich sie einfach klarer?
Schritt für Schritt zum erfolgreichen Delegieren
Was ich in den letzten Tagen gelernt habe: Auch ich muss dazulernen. Aufgaben richtig zu delegieren, ist die neue Kunst im Projektmanagement. Nach den ersten Ergebnissen hätte ich unser Arbeitsverhältnis kaum über die Probe(abo)zeit hinaus verlängert. Doch nach einer kurzen Onboarding-Phase zeigte sich: Charly lernt schnell, ist fleißig und zuverlässig.
Ich musste nur verstehen, dass schwache Ergebnisse kein Zeichen von Inkompetenz sind, sondern ein Lernmoment – für uns beide. Heute lasse ich ihn die Meeting-Minutes überarbeiten und den Statusreport für morgen vorbereiten. Auch wenn Charly keine Vorlaufzeit braucht, schlafe ich einfach besser, wenn ich die Aufgabe an ihn delegiere und von meiner Taskliste streichen kann.
Conclusio: Teil des Projektteams
Mit klarer Kommunikation, transparenten Erwartungen und dem Vertrauen in neue Technologien kann KI von einem bloßen Tool zu einem echten Teil des Projektteams werden. Das bringt mehr Effizienz für Projektmeetings, aber auch in vielen anderen Bereichen!
Mehr erfahren zum Thema:
→Seminartipp: KI im Projektmanagement
KI zum persönlichen Assistenten im Projektmanagement machen; z.B.: Projekt-Statusberichte & Protokolle mit KI-Unterstützung erstellen lassen
KI-Unterstützungsmöglichkeiten für alle Phasen und Projektmanagement-Methoden ausgearbeitet
ausgewählte Use Cases mit konkreten Erfahrungen
- Tool-Vorschläge plus Erfahrungen in konkreten Projektherausforderungen mit den Tools und viele praktische Tipps & Prompt-Empfehlungen
→Seminartipp: Meetings erfolgreich gestalten
- Moderationstechniken für unterschiedliche Meetingtypen
- Rollen im Meeting (Moderator*in, Expert*in, Entscheider*in,…)
- Spezifika von online-Meetings, Gestaltung des Meetingraums
- Professionelle Vorbereitung/Durchführung/Nachbereitung
Von langatmigen Meetings zu inspirierender Teamarbeit: Primas Art of Meeting Management
Projektstatusbericht zusammenfassen / Meeting Minutes erstellen lassen
Im aktuellen Projekt steht das nächste Projektfortschrittsmeeting an. Auftraggeber, Steering Committee und Teammitglieder wünschen einen Überblick über das Projekt und ein Fortschrittsmeeting, bei dem gemeinsam aktuelle Entscheidungen und nächste Schritte vereinbart werden.
Kreativ Workshop im Projekt
Um ein anstehendes Problem im Projekt zu lösen, möchte ich als Projektleiterin einen Workshop durchführen, für den ich eine Zielformulierung, eine Agenda, ein grobes Design für 4h und eine Einladung für die Teilnehmer benötige.
KI-Einsatz:
- Ein digitalisierter Projektmanagement-Prozess stellt jederzeit die aktuellen Arbeitspaket-Fortschritte in einem Dashboard oder Kanban-Board dar.
- Anstehende Probleme, Entscheidungen, die via E-mails oder MSTeams Chat im letzten Monat eingemeldet wurden, können via Copilot zusammengefasst und gruppiert werden.
KI-Einsatz:
- Einladung in verschiedener Tonalität erstellen lassen
- Zielformulierung, Agenda, Design vorschlagen lassen
→ Details
AI in Action - Die KI-Agenda für 2026 gestalten
Bei AI in Action diskutieren wir mit Expert*innen aus Wirtschaft und Technologie über Strategie und nachhaltigen Einsatz und präsentieren spannende Use Cases, die die Realität von 2026 prägen werden. Details dazu finden Sie in der beiliegenden Einladung. Wir freuen uns auf einen praxisorientierten Abend mit Führungskräften, inspirierende Einblicke in die nächsten Schritte der KI-Entwicklung und einen offenen Austausch zu Chancen und Herausforderungen. Gemeinsam gestalten wir die KI-Agenda für 2026! Information/Anmeldung: christiane.eschberger@primas.at
