Um ein anstehendes Problem im Projekt zu lösen, möchte ich als Projektleiterin einen Workshop durchführen, für den ich eine Zielformulierung, eine Agenda, ein grobes Design für 4h und eine Einladung für die Teilnehmer benötige.
Prompt ChatGPT:
- Als Projektleiterin bin ich gerade dabei einen Kreativ-Workshop zur Findung neuer Lösungen für das anstehende Problem „…“ im Projekt xyz vorzubereiten. Ich benötige eine Zielformulierung, eine Agenda, ein grobes Design für 4h und eine Einladung für die ca 8-10 Teilnehmer aus den Bereichen Engineering, Planung, Produktion, Einkauf, Montage.
- Am Ende des Workshops, soll ein gemeinsames, ganzheitliches Verständnis der Situation und alternative Lösungsvorschläge vorliegen, die auf Realisierbarkeit gecheckt und vom Team bewertet sind.
- Bitte liefere mir eine Einladung für die Teilnehmer, die Ziel, Agenda und Ergebnis umfassen.
- Bitte die Einladung für das Kernteam Projektmanagement sehr informell und für die anderen Abteilungen im Du-Wortlaut, motivierend, ihren wichtigen Beitrag hervorhebend, aber etwas formaler formuliert.
Einladungsbeispiele:
💬 Einladung an das Kernteam Projektmanagement (informell)
Betreff: Kreativ-Workshop „Neue Lösungen für xyz“ – wir brauchen deinen Input!
Hey zusammen,
wir stehen im Projekt xyz vor der Herausforderung „…“ – Zeit, gemeinsam kreativ zu werden!
Ich lade euch herzlich zu einem 4-stündigen Kreativ-Workshop ein, um neue, realistische Lösungsansätze zu entwickeln.
🎯 Ziel
Ein gemeinsames, ganzheitliches Verständnis der Situation schaffen und alternative Lösungsansätze entwickeln, bewerten und auf Machbarkeit prüfen.
🕓 Agenda (4 Stunden)
- Ankommen & Zielklärung – Warum wir hier sind und was wir erreichen wollen
- Verständnis der Ausgangslage – Wo stehen wir, was sind die Pain Points?
- Ideenfindung (Kreativphase) – Perspektiven zusammenbringen, neue Ansätze entwickeln
- Bewertung & Machbarkeitscheck – Welche Ideen funktionieren wirklich?
- Next Steps & Abschluss – Welche Themen nehmen wir weiter mit?
📍 Ergebnis
Am Ende des Workshops haben wir:
- ein gemeinsames Verständnis der Situation,
- mehrere konkrete Lösungsvorschläge,
- eine erste Bewertung der Realisierbarkeit und Priorisierung.
Ich freue mich auf eine produktive, lebendige Session mit euch – bringt bitte Offenheit, Humor und Lust auf Neues mit!
Viele Grüße
[Dein Name]
💡 Einladung an Engineering, Planung, Produktion, Einkauf, Montage (formaler, motivierend)
Betreff: Einladung zum Kreativ-Workshop „Neue Lösungen für xyz“
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
im Projekt xyz stehen wir aktuell vor der Herausforderung „…“.
Um gemeinsam neue, praktikable Lösungsansätze zu entwickeln, laden wir euch herzlich zu einem 4-stündigen Kreativ-Workshop ein.
🎯 Ziel
Unser Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis der Situation zu schaffen, verschiedene Perspektiven einzubringen und alternative Lösungsmöglichkeiten zu entwickeln, die wir im Team anschließend auf Realisierbarkeit und Wirkungprüfen.
🕓 Agenda (4 Stunden)
- Begrüßung & Zielklärung
- Gemeinsame Analyse der aktuellen Situation
- Kreativphase: Ideenentwicklung aus unterschiedlichen Blickwinkeln
- Bewertung & Machbarkeits-Check
- Zusammenfassung & nächste Schritte
📍 Erwartetes Ergebnis
Am Ende des Workshops liegt eine gemeinsame Sicht auf das Problem vor, ergänzt durch mehrere realistische Lösungsvorschläge, die nach Umsetzbarkeit bewertet sind.
Euer Beitrag ist entscheidend – jede Perspektive zählt!
Ihr kennt die Abläufe, Herausforderungen und Möglichkeiten in euren Bereichen am besten, und genau dieses Wissen brauchen wir für tragfähige Lösungen.
Wir freuen uns auf eure aktive Teilnahme und einen inspirierenden Austausch.
Mit besten Grüßen
[Dein Name]
Projektleitung xyz
Ergänzender Prompt ChatGPT:
Bitte erstelle mir noch ein Design für den 4h Workshop mit methodischen Ansätzen für die Moderation
ChatGPT: Sehr gerne — hier ist ein komplettes Workshop-Design (4 Stunden) für deinen Kreativ-Workshop im Projekt xyz, mit klaren Phasen, Zielen und methodischen Vorschlägen für die Moderation.
Das Design ist praxisnah, lebendig und interaktiv, geeignet für 8–10 Teilnehmende aus unterschiedlichen Bereichen (Engineering, Planung, Produktion, Einkauf, Montage).
Workshop-Design: neue Lösungen für das Projekt xyz:
Bitte erstelle mir noch ein Design für den 4h Workshop mit methodischen Ansätzen für die Moderation
ChatGPT: Sehr gerne — hier ist ein komplettes Workshop-Design (4 Stunden) für deinen Kreativ-Workshop im Projekt xyz, mit klaren Phasen, Zielen und methodischen Vorschlägen für die Moderation.
Das Design ist praxisnah, lebendig und interaktiv, geeignet für 8–10 Teilnehmende aus unterschiedlichen Bereichen (Engineering, Planung, Produktion, Einkauf, Montage).
🧩Workshop-Design: neue Lösungen für das Projekt xyz:
Gesamtziel
Ein gemeinsames Verständnis der Situation entwickeln, Ursachen und Wechselwirkungen erkennen, Ideen für alternative Lösungen generieren, diese auf Realisierbarkeit prüfen und priorisieren.
🕒 Gesamtdauer: 4 Stunden
Teilnehmer: 8–10 Personen
Moderation: Projektleiterin
Setting: Präsenz oder Hybrid, mit Flipcharts, Pinnwänden, Moderationskarten, evtl. Miro/Mural bei Online-Variante
→ 1. Ankommen & Zielklärung (30 Min.)
Ziel
Teilnehmende abholen, den Rahmen setzen, ein gemeinsames Verständnis von Ziel und Ablauf schaffen.
Methoden
- Check-in-Frage: „Wenn du an das Thema xyz denkst – was ist für dich derzeit die größte Herausforderung?“
→ Runde im Plenum (1 Satz pro Person, Stimmungsbild) - Workshop-Ziel vorstellen: Klar, visuell (z. B. auf Flipchart: „Von Herausforderung zu neuen, machbaren Lösungen“)
- Agenda & Spielregeln visualisieren: Offenheit, Perspektivenvielfalt, Pragmatismus
→ 2. Verständnis der Situation (45 Min.)
Ziel
Ein gemeinsames, fakten- und erfahrungsbasiertes Verständnis der Ausgangslage schaffen.
Methoden
- „Systembild malen“ (Gruppenarbeit, 2–3 Kleingruppen):
Jede Gruppe visualisiert das System rund um das Problem – Akteure, Prozesse, Schnittstellen, Abhängigkeiten, Engpässe.
→ Danach Austausch im Plenum und Ergänzungen. - Alternative oder Zusatz: „5-Why“-Methode zur Ursachenanalyse.
Moderationstipp
Lenke die Diskussion von Schuldfragen weg („Wer hat…?“) hin zu Prozessen und Strukturen („Was passiert wann, wodurch?“).
→ 3. Kreativphase – Ideenfindung (75 Min.)
Ziel
Möglichst viele und vielfältige Lösungsansätze entwickeln – ohne Bewertung.
Methodenoptionen (je nach Dynamik):
- Brainwriting 6-3-5
- 6 Teilnehmende schreiben je 3 Ideen in 5 Minuten, geben das Blatt weiter, und ergänzen sich gegenseitig → nach 6 Runden 100+ Ideen möglich.
- „Reizwort-Technik“ oder „Provokationskarte“
- Zufällige Begriffe oder Perspektiven („Kunde“, „Roboter“, „Sommer“, „Start-up“) als Impulse, um Denkrahmen zu erweitern.
- SCAMPER-Check (Substitute, Combine, Adapt, Modify, Put to another use, Eliminate, Reverse):
- Bestehende Lösungsideen systematisch variieren.
Moderationstipp
- Ermutige zum „Ja, und…“ statt „Aber…“
Nutze Post-its oder digitales Whiteboard mit Clustern (z. B. technische, organisatorische, prozessuale Ideen)
→ 4. Bewertung & Machbarkeitscheck (60 Min.)
Ziel
Ideen sortieren, bewerten und priorisieren nach Wirkung und Umsetzbarkeit.
Methoden
- Impact–Effort-Matrix (2×2-Feld):
- Achsen: Wirkung / Nutzen vs. Aufwand / Risiko
- Teilnehmende ordnen die Ideen gemeinsam ein.
- Ergebnis: Quick Wins, strategische Projekte, evtl. „Langläufer“.
- Alternative oder Ergänzung:
- Punktbewertung (jeder 3 Klebepunkte für beste Ideen)
- Realisierbarkeitscheck in Kleingruppen (Was wäre nötig, um das umzusetzen?)
Moderationstipp
Achte auf Balance: technische Machbarkeit UND organisatorische Akzeptanz gleichermaßen beleuchten.
→ 5. Abschluss & Ausblick (30 Min.)
Ziel
Ergebnisse sichern, Motivation erhalten, konkrete nächste Schritte vereinbaren.
Methoden
- Reflexionsrunde:
- „Was hat mich heute überrascht?“
- „Welche Idee möchte ich weiterverfolgen?“
- Visualisierung der Ergebnisse: z. B. Foto der Impact-Matrix oder digitales Protokoll mit Ideenliste.
Next Steps festlegen: Verantwortlichkeiten, Follow-up-Termin.
🧭 Ergebnisdokumentation
Am Ende des Workshops liegen vor:
- Gemeinsames Problemverständnis (Systembild, Ursachen)
- Ideencluster mit Priorisierung
- Vereinbarte nächste Schritte / Verantwortlichkeiten
💡 Tipp für die Moderation
- Nutze visuelle Metaphern („Landkarte“, „Baustelle“, „Werkstatt“), um das Denken zu öffnen.
- Führe „Energizer“ ein, wenn die Konzentration sinkt (z. B. 2-Minuten-Paar-Check-In).
- Lass Pausen bewusst zur informellen Vernetzung zu.
Möchtest du, dass ich dieses Design in ein moderationsfreundliches Layout (z. B. als Word- oder PDF-Vorlage)bringe – mit klaren Tabellen für Phasen, Methoden, Materialien und Moderationshinweisen?
Das wäre dann direkt als Arbeitsunterlage oder Moderationsleitfaden nutzbar.
P.S.: Nutze Miro zur Visualisierung und kollaborativen Zusammenarbeit und Jamie zur Dokumentation von meetings … (inkl. Links dazu)
